Фаза планирования
Процесс составления планов есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются. Рассмотрим этот процесс на примере планирования постоянных расходов.
1. Финансовый директор делает в системе пометку о начале планирования.
2. Автоматически всем пользователям системы рассылается сообщение о начале планирования следующего периода, его сроках и deadline предоставления плана.
3. IT-менеджер, в числе прочих ответственных, получает указанное сообщение и начинает планировать, допустим, следующий месяц.
4. Он указывает номер декады (недели, точную дату — все зависит от выбранной модели), статью расхода и сумму. Причем заранее составлена проекция менеджеров, участвующих в планировании, на статьи затрат. Это значит, что IT-менеджер никак не сможет планировать налоги или зарплату основного производственного персонала, поскольку ему это запрещено. Но выбрать статью — оргтехника и провести по ней $600 (поддержание и текущий ремонт) он сможет.
5. Завершив планирование, менеджер оценивает свои планы, что-то меняет и ставит отметку.
6. Автоматически система формирует сообщение, что тогда-то такой-то IT-менеджер предоставил все планы.
7. Финансовый директор, таким образом, получает консолидированную информацию от всех отделов.
8. Затем, как правило, полученные планы не удовлетворяют финансового директора (а может, генерального директора или акционеров). Финансовый директор или дает задания подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.
9. В результате в системе формируются приемлемые для всех сторон (естественно, с учетом их веса) бюджеты расходов и платежей.
10. Финансовый директор закрывает указанный период для планирования, после чего всем автоматически рассылаются оповещения об утверждении (невозможности дальнейшего изменения) бюджетов.
В результате сформированы четкие планы расходов и выплат предприятия на предстоящий период. На практике процедура разработки и утверждения подобных планов занимает от 3 до 10 дней в зависимости от сложности бизнеса и скорости принятия решений. Учитывая требования конкретного менеджмента, указанная процедура может быть проще или сложнее. Например, возможно лимитирование определенных статей (в абсолютных величинах или в процентах от других статей) — на рекламу нельзя тратить более 6% всех поступлений от продаж и т. д.
