Документоведение


Социальная сущность и функции документа - часть 7


В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими34 .

Вопросы и задания для самопроверки:

    1. Каковы основные предпосылки возникновения документа?
    2. Объясните происхождение термина "документ". Когда впервые этот термин появился в России?
    3. Почему и в какой последовательности происходило выделение основных аспектов в определении понятия документа?
    4. Раскройте взаимосвязь понятий "информация" и "документ".
    5. Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?
    6. Как определяется понятие документа в Государственном стандарте?
    7. В чём заключается социальная природа и информационная сущность документа?
    8. Дайте характеристику основных функций документа.
    9. Какое значение имеет функциональный анализ документа для практической работы с документами?

 

Литература:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М., 1988.

Илюшенко М.П. К понятию "документ" (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. N 1. С.26-31.

Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. N 2. С.43-46; 2000. N 1. С.20-23.

Ларин М.В. Развитие понятия "документ" // Делопроизводство. 2000. N 1. С.5-9.

Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. N 1. С.41-44.




Начало  Назад  Вперед