Другие элементы плана
«План управления проектом» не ограничивается перечисленными выше элементами.
Все существенные моменты должны быть документированы, нельзя оставлять их только «в своей голове». Помните, план – средство коммуникаций вас с командой, членов команды друг с другом, вас со спонсором.
Планируйте все, что считаете значимым (определитесь, будут ли это устные или письменные договоренности). Несколько таких аспектов приведены ниже.
Управление изменениями
Договоритесь о том, как будет организован процесс внесения изменений в планы после того, как работы окажутся запущенными. Подробно эту тему мы осветим в следующей главе.
Обратите внимание: «управление изменениями» – существенный аспект планирования. Без него вся предыдущая работа может оказаться напрасной: первоначально созданные планы (как бы хороши они не были) останутся статичными «бумажками», со временем, неизбежно разойдутся с реальностью и станут бесполезными.
Управление конфигурациями
Создав хороший план, важно уметь довести его до всех заинтересованных сотрудников. При этом сам план будет постоянно меняться.
Сопоставление двух последних тезисов указывает на то, что каждый член команды должен иметь доступ к самой последней версии каждого документа (то же самое справедливо и для версий создаваемого продукта или его элементов).
Более того, сотрудник должен ЗНАТЬ, какой документ последний и как это проверить. Изучая, скажем, реестр рисков – читатель должен быть уверен, что видит перед собой актуальный перечень, что пополняя его – он не делает «пустую работу» (если где-то хранится более свежая версия, уже заполненная на ту же тему кем-то другим).
Мы не будем разбирать тут тему хранения документов, планов проекта, а лишь обозначим необходимость четко и однозначно реализовать доступ всех нуждающихся к «последней версии».
Неважно, используете ли вы централизованно опубликованный файл электронной таблицы, или развернутое в многопользовательском режиме специализированное ПО, или деревянную доску в переговорной (ежедневно пришпиливая кнопками распечатки актуальных версий). Главное – позаботьтесь о том, чтобы каждый ваш сотрудник был УВЕРЕН – он имеет доступ к актуальной информации. Не стоит недооценивать разрушительную силу подозрений «может я работаю со старым документом?…».
План закупок
В главе VII мы говорили о том, что, возможно, станем использовать подрядчиков на проекте.
Если данное намерение реализовалось – не забудьте, что контролировать закупки на проекте – это ваша головная боль. Занимайте активную позицию по отношению к другим службам. Заранее узнавайте- как устроен процесс закупок и поиск подрядчиков ,и сколько времени он может занять. Помните, если «они» провалят вам закупки – это будет проблема ВАШЕГО проекта, а значит и ваша ответственность.
