«Выбиваем» ресурсы
Итак, в ходе общения с хозяевами ресурсов мы определили: «Кто нужен?», «Кто есть?» и «Кого дают?» нам в рамках проекта. Мы также определились с целесообразностью привлечения подрядчиков. Теперь надо сформировать «список ресурсов».
Список ресурсов – совокупность договоренностей о выделении ресурсов на проект (обычно – в виде единого документа или набора электронных писем из корпоративной переписи).
Из определения выше видно, что список ресурсов не обязательно будет «официально подписанной бумагой». Во многих компаниях договариваться с «хозяевами ресурсов» принято неформально, а данный список – наш способ «напомнить» о прежних договоренностях.
Построение конструктивных взаимоотношений с «хозяином ресурсов» очень важно. Для этого:
- Не требуйте ресурсов «в последний момент». Всегда уведомляйте «хозяев ресурсов» о ваших потребностях как можно раньше (а для этого правильно ведите планирование)
- Просите «достаточно хорошие ресурсы». Не настаивайте на выделение к вам в команду «сверхкомпетента» без реальной необходимости.
Когда при формировании списка выясняется, что предоставить достаточные ресурсы на проект невозможно – обращайтесь к спонсору. Правильно написанный устав уполномочил вас не только общаться с «хозяевами ресурсов», но распределил ответственность между вами и спонсором.
Ваша «головная боль» ограничена уставом (где прописаны и ресурсы). За пределами устава – «голова болит» у спонсора. В чем бы ни была проблема с ресурсами – спонсор в состоянии ее решить (нанять дополнительных людей в отдел, разрешить привлечь подрядчиков, поменять приоритеты по распределению сотрудников между проектами «хозяевами ресурсов»). Альтернативой всегда является отмена проекта или переписывание устава (последнее во многом равносильно «закрытию проекта» и «открытию другого»). Однако, если вы не побеспокоитесь о выделении команды и техники – никто другой этого не сделает (помните, ответственность за проект в целом лежит на вас, умолчав о проблемах на ранних стадиях – вы неявно берете на себя вину за провал проекта в будущем).
Все сотрудники, которых вы включите в список ресурсов автоматически войдут в состав команды проекта. Кто-то из них, возможно, уже поработал в составе команды (поучаствовав в сборе требований).
Включая сотрудника в список, прописывайте условия его привлечения настолько конкретно, насколько это возможно. Не забудьте указать:
- Фамилию и имя сотрудника (избегайте указывать только должность)
- Период и объем занятости (например, «доступен с 1 сентября по 31 декабря 2010 года, занятость – 50%» – если речь идет о привлечении сотрудника, который будет делить время между вашим и другим проектом).
Использование приведенных выше правил избавит вас от необходимости придерживаться строгих шаблонов (напомню, переговоры о ресурсах с «хозяевами» – не всегда формальный процесс), однако по необходимости можно воспользоваться документом, приведенным в Приложении 6.
Все, кто оказался в списке ресурсов, автоматически становятся членами команды проекта (не забудьте об этом на следующих этапах).
Выходы:
- Решение «что покупаем» (устно или письменно)
- Список ресурсов
