Офисная работа с документами

         

Отбор записей



Рис. 72. Отбор записей


Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда открывается основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных. Чтобы выбрать другие записи, измените параметры отбора. Чтобы выбрать вое записи данных из источника данных, нажмите кнопку Очистить все (Clear All) на закладке Отбор записей (Query Options).

Слияние для вновь создаваемого источника данных

Для создания нового источника данных следует определить данные, которые будут меняться от письма к письму. При этом необходимо задать так называемые имена полей и значения этих полей, которые будут включены в основной документ при слиянии.

1. Откройте документ для рассылки на основе требуемого шаблона или создайте собственный.

2. Выберите команду Слияние в меню Сервис (Tools, Mall Merge).

3. В разделе Основной документ (Main Document)выберите Создать, затем Документы на фланке (Create, Form Letters).

4. Выберите Активное окно (Active Window) в качестве главного документа.

5. Из раздела Источник данных (Data Source) выберите Получить данные (Get Data), затем Создать источник данных (Create Data Source) (рис. 73).

При создании источника данных следует учитывать, что число имен полей в строке заголовка должно соответствовать числу полей в записи данных, содержащей наибольшее количество сведений.

У некоторых клиентов в списке адресов может содержаться больше сведений, чем у других, например: должность, название отдела и до трех строк адреса. В таком случае следует увеличить число полей, даже если в какой-то записи некоторые поля останутся пустыми. В источнике данных, однако, во всех записях число полей должно быть одинаковым.



Содержание раздела