Офисная работа с документами
Должностная инструкция секретаря-референта
№00 00.00.2001
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО
Подпись И.О. фамилия
00.00.2001
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: -действующим законодательством РФ;
-Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь должен знать:
- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
-деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
- правила ведения телефонных переговоров;
- правила техники безопасности и противопожарной защиты;
- приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6. Секретарь должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
- пользоваться средствами связи и организационной техникой;
-работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL;
- пользоваться базой данных;
- пользоваться возможностями Интернета;
- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте; -выполнять копировальные работы;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.
2.1. Ежедневно в установленные сроки получать и просматривать поступившие документы, проводить их регистрацию, выбирать документы, требующие немедленного рассмотрения, готовить их для доклада генеральному директору.
2.2. Готовить проекты резолюций на поступившие документы, согласовывая их с генеральным директором.
2.3. По указанию генерального директора планировать его рабочий день и обеспечивать выполнение плана.
2.4. Ежедневно вести контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информировать его о состоянии исполнения. .
2.5. Готовить по поручению генерального директора проекты документов, согласовывать их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществлять контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7. Готовить по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполнять их редактирование, перепечатку и считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовить для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следить за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составлять тематические обзоры по ним и информировать генерального директора.
2.10. Контролировать сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11. По указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов.
2.12. Организовывать выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.13. Организовывать работу приемной, регулировать поток посетителей, самостоятельно решать вопросы о возможности приема.
2.14. Контролировать подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывать описи и акты на уничтожение документов.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Обеспечивать сохранность документов.
3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт генерального директора имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
4.5. Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.
5.2. Несохранность конфиденциальной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. ВЗАИМОСВЯЗИ
Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
6.2. С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Зам. директора должность подпись расшифровка подписи
С инструкцией ознакомлен должность подпись расшифровка подписи
Секретарь-референт должность подпись расшифровка подписи
Содержание раздела
