Офисная работа с документами
Форма журнала регистрации входящих документов
Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".
Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
| № входящего документа |
|
Исходящий номер | Отправитель |
Заголовок или краткое содержание | Исполнитель |
Подпись исполнителя |
| 7-03/145 | 19.11.01 | 165 | АО "МММ" | Об увеличении объемов работ | Фролов | |
| 7-03/146 | 19.11.01 | 17501 | МГТС | Об оплате счетов | Сергеев | |
|
|
В зависимости от объема документооборота в организации для регистрации используются различные формы: журналы, картотека или учетные файлы на ПК.
Рекомендуется учетные файлы создавать в виде журнала и записывать данные с помощью электронных таблиц Excel, содержащих в первой строке заголовок информационного поля, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись.
Для регистрации документа в электронном виде создается таблица в книге Excel, заголовки которой находятся в первой строке, а каждая последующая строка рассматривается как учетная запись. При вводе записи в виде формы (команда Форма в меню Данные) появляется заголовок информационного поля, соответствующий названию столбца таблицы.
