Самоучитель по Office XP
Контакт
Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter. В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания. По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На вкладке Общие бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них. Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный (Car). Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера. Примечание Контакт Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter. В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания. По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На вкладке Общие бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них. Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный (Car). Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера. Примечание Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы ввели номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится. Введите номер домашнего телефона, рабочий факс и номер мобильного телефона. Щелкните на кнопке Адрес (Address). В открывшемся окне диалога (рис. 20.2) введите рабочий адрес Петрова. Добавление адреса Щелкните на кнопке ОК. Адрес появится на вкладке Общие. При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес, выберите другую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail). Если электронный адрес уже имеется в адресной книге Windows, можете скопировать его оттуда. Для этого щелкните на кнопке с раскрытой книгой. В списке Источник адресов (Show Names From The) появившегося окна диалога выберите необходимую адресную книгу, щелкните на нужной записи книги, а затем на кнопке ОК. В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные пояснения или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File). В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением DOC (например, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставка (Insert). Значок файла появится в нижней части вкладки Общие. Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта. Щелкните на кнопке Категории. В списке категорий установите флажок Дела (Business) и щелкните на кнопкеОК. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New). Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта. Примечание Добавление адреса Щелкните на кнопке ОК. Адрес появится на вкладке Общие. При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес, выберите другую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail). Если электронный адрес уже имеется в адресной книге Windows, можете скопировать его оттуда. Для этого щелкните на кнопке с раскрытой книгой. В списке Источник адресов (Show Names From The) появившегося окна диалога выберите необходимую адресную книгу, щелкните на нужной записи книги, а затем на кнопке ОК. В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные пояснения или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Добавить файл (Insert File). В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением DOC (например, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставка (Insert). Значок файла появится в нижней части вкладки Общие. Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта. Щелкните на кнопке Категории. В списке категорий установите флажок Дела (Business) и щелкните на кнопкеОК. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New). Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта. Примечание Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, рекви-1 зиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты имеющийся контакт с этой компанией и выполните команду Действия > Создать контакт в той же организации (Actions > New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Сохранить и закрыть, чтобы вернуться в основное окно папки контактов, .которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3. Папка контактов
Папка контактов
