Офисная работа с документами




Приложение Microsoft Outlook


    Приложение Microsoft Outlook
    Приложение Microsoft Outlook Основные возможности Оutlook Запуск Outlook Элементы и папки Outlook Outlook сегодня Календарь Контакты Задачи Дневник Заметки Доступ к файлам, их просмотр и совместно...
    Основные возможности Outlook
    Основные возможности Outlook Приложение Microsoft Outlook-мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными...
    Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
    Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством...
    Просмотр папки или файла
    Просмотр папки или файла 1. Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки. 2. Щелкните по ярлыку Мой компьютер ; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и фай...
    Рис. 146. Просмотр файлов и папок...
    Рис. 147. Список найденных файлов Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис. 148). Для организации удобного хранения информац...
    Рис. 148. Группировка найденных файлов Совместный доступ к папке
    1. Нажмите на панели кнопку Другие ярлыки . 2. Щелкните значок Мой компьютер. 3. Дважды щелкните диск, содержащий папку, к которой требуется открыть совместный доступ. 4. Щелкните правой кнопкой м...
    Рис. 149. Закладка Доступ
    Рис. 149. Закладка Доступ...
    Электронная почта
    Электронная почта Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности...
    Настройка электронной почты
    Настройка электронной почты 1. В меню Сервис выберите пункт Параметры. 2. На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты. 3. В открывшемся окне (рис. 150) отметьте флажками те пункты, которы...
    Рис. 150. Окно Параметры электронной почты
    Рис. 150. Окно Параметры электронной почты Если вы ведете интенсивную .электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для тог...
    Рис. 151. Окно Дополнительные параметры электронной почты
    Рис. 151. Окно Дополнительные параметры электронной почты...
    Как получить и просмотреть почту...
    Как получить и просмотреть почту Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис. 152). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений...
    Рис. 152. Окно просмотра папки...
    Создание сообщения 1. Выберите в меню Файл команду Создать сообщение или нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов. 2. Откроется окно с заготовкой письма (рис. 153)....
    Рис. 153. Создание нового сообщения
    Рис. 153. Создание нового сообщения Почтовое сообщение состоит из следующих полей: Тип поля Назначение поля Кому Указываются адреса получателей сообщения Копия Указываются адреса дополнительных по...
    Рис. 154. Диалоговое окно Выбор имен
    Рис. 154. Диалоговое окно Выбор имен Вам достаточно щелкнуть по нужному имени в окне Контакты и нажать кнопку Кому , чтобы скопировать его в список получателей сообщения. Если вы хотите добавить а...
    Выбор редактора сообщений электронной почты
    Выбор редактора сообщений электронной почты 1. Войдите в меню Сервис и выберите пункт Параметры в окне входящие. 2. Появится диалоговое окно Параметры (рис. 155), раскройте закладку Сообщение. 3....
    Рис. 155. Диалоговое окно Параметры
    Рис. 155. Диалоговое окно Параметры Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами....
    Использование бланков-шаблонов
    Использование бланков-шаблонов 1. Войдите в меню Действия . 2. Выберите пункт Новое сообщение с помощью других бланков. Вам представится возможность выбрать бланк, который вас устроит. Часто возни...
    Вставка файла в сообщение
    Вставка файла в сообщение 1. Выберите в меню Вставка пункт Файл . 2. Появится стандартное окно Вставка файла (рис. 156), с помощью которого укажите тот файл, который надо присоединить к письму. 3....
    Вставка элемента в сообщение
    Вставка элемента в сообщение 1. Выберите в меню Вставка пункт Документ. 2. Появится окно Вставка элемента (рис. 157). В списке Папки выберите папку, содержащую элемент. 3. В списке Элементы выбери...
    Рис. 156. Окно Вставка файла Рис. 157. Окно Вставка элемента
    Рис. 157. Окно Вставка элемента Когда сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить на панели инструментов. Подготовленное сообщение помещается в папку Исходящие и будет ждать доставки поч...
    Как удалить сообщение
    Время от времени надо наводить порядок, очищая ваши папки от ненужных писем. Для того чтобы удалить письмо, достаточно установить курсор на его заголовке и нажать кнопку Del. Письмо не удаляется д...
    Как пользоваться адресной книгой
    Если вы ведете интенсивную электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. В этом случае разумно использовать адр...
    Рис. 158. Адресная книга
    Рис. 158. Адресная книга Первоначально у вас он, конечно, будет пустой, но добавить нового адресата в адресную книгу несложно....
    Добавление нового адресата в адресную книгу
    Добавление нового адресата в адресную книгу 1. Нажмите кнопку Создать (Создать контакт) . 2. Появится окно (рис. 159), в котором укажите информацию об имени и фамилии вашего адресата и его электро...
    Рис. 159. Создание нового адреса
    Рис. 159. Создание нового адреса Любой адрес можно удалить из адресной книги. Для этого выделите адрес и нажмите клавишу Del. Как отсортировать входящие сообщения Как мы уже упоминали раньше, все...
    Использование мастера правил
    Использование мастера правил 1. Выберите пункт Мастер правил в меню Сервис. 2. Нажните кнопку Создать, введите признак, по которому будут сортироваться письма. Например, для того чтобы отобрать и...
    Как сохранить сообщения в виде файла
    Любое сообщение можно сохранить в виде файла. Удобно использовать один из двух типов файлов: шаблон Outlook (тип .msg) и текстовый (тип .txt ). Пометьте щелчком мыши в списке нужное сообщение и вы...
    Запуск Outlook
    Запуск Outlook Запуск программы можно осуществить несколькими способами. 1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook. 2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlo...
    Рис. 124 Главное окно Microsoft Outlook
    Рис. 124 Главное окно Microsoft Outlook Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также станда...
    Элементы и папки Outlook
    Элементы и папки Outlook Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы инфо...
    Входящие содержит поступающие...
    Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можн...
    Outlook сегодня
    Outlook сегодня Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook - почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно пос...
    Рис. 126. Окно Outlook сегодня
    Рис. 126. Окно Outlook сегодня Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка Outlook сегодня в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис. 127). Назначения параме...
    Рис. 127. Настройка Outlook сегодня
    Рис. 127. Настройка Outlook сегодня...
    Таблица 37. Назначение параметров настройки Outlook сегодня
    Таблица 37. Назначение параметров настройки Outlook сегодня Параметр Назначение параметра Запуск Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня Сообщения Выбор папок...
    Календарь
    Календарь Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел. Встреча - это мероприятие, для которого в Календа...
    Изменение представления задач в Календаре
    1. Выберите команду Представление задач в меню Вид. 2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, п...
    Рис. 128. Окно папки Календарь
    Рис. 128. Окно папки Календарь Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из...
    Создание новой встречи (первый способ)
    1. Раскройте папку Календарь. 2. Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча. 3. На экране появится форма ввода информации (рис. 129). 4. В поле Тема введите описани...
    Рис. 129. Форма Встреча
    Рис. 129. Форма Встреча...
    Создание новей встречи (второй способ)
    1. Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч . 2. Щелкните по нему правой кнопкой мыши. 3. Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу . 4. Заполните поля формы Встре...
    Рис. 130. Закладка Планирование
    Рис. 130. Закладка Планирование Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображат...
    Настройка Параметров Календаря
    1. Вызовите команду Параметры из меню Сервис . 2. Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис, 131)....
    Рис. 131. Параметры Календаря
    Рис. 131. Параметры Календаря...
    Контакты
    Контакты Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис. 132) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адр...
    Создание нового контакта 1. Выберите...
    Создание нового контакта 1. Выберите в меню Файл команду Создать контакт , появится форма контакта с открытой закладкой Общие , которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте...
    Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт
    Рис. 133. Закладка Общие формы Контакт Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах,...
    Просмотр данных о контакте в электронной почте
    Просмотр данных о контакте в электронной почте 1. Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev). 2. Перейдите на закладку Действия. 3. В поле Показать выберите Электр...
    Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте
    Рис. 134. Окно данных о контакте в электронной почте Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка В...
    Рис. 135. Команды меню Действия
    Рис. 135. Команды меню Действия...
    Создание списка рассылки
    Создание списка рассылки 1. Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия. 2. На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания). 3. Наймите кнопку Выберите членов. 4. Вы...
    Таблица 38. Представления папки Контакты
    Таблица 38. Представления папки Контакты Представление Отображаемые элементы Адресные карточки Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки Подробные адресные карточки...
    Адресная книга и контакты
    Адресная книга и контакты Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто,...
    Изменение параметров папки Контакты
    1. Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты . 2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки Контакты ). 3. На закла...
    Рис. 136. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи
    Рис. 136. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о прод...
    Создание разовой задачи
    Создание разовой задачи 1. Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента. 2. По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл. 39) откроется на закладк...
    Таблица 39. Поля формы Задача
    Таблица 39. Поля формы Задача Поле Значения поля Значения по умолчанию Тема Тема задачи Не устанавливается Срок Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым Не...
    Рис. 137. Выбор категории
    Рис. 137. Выбор категории Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК . После заполнения всех полей формы (рис. 138) щелкните кнопку Сохранить и з...
    Рис. 138. Форма задачи
    Рис. 138. Форма задачи На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т. д. При регулярном повторении действий, например н...
    Создание новой повторяющейся задачи
    Создание новой повторяющейся задачи 1. Раскройте форму задачи описанным выше способом. 2. Заполните поля формы. 3. Нажмите кнопку Повторение . Раскроется диалоговое окно Повторение задачи (рис.139...
    Рис. 140. Форма задачи в процессе создания поручения
    Рис. 140. Форма задачи в процессе создания поручения...
    Дневник
    Дневник Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (со...
    Рис. 141. Окно Параметры дневника
    Рис. 141. Окно Параметры дневника Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можн...
    Создание записи в Дневнике Т...
    Создание записи в Дневнике Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 142). 2. Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо). 3. Заполните...
    Рис. 142. Форма записи в Дневнике
    Рис. 142. Форма записи в Дневнике Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании....
    Рис. 143. Записи в Дневнике в режиме День
    Рис. 143. Записи в Дневнике в режиме День...
    Заметки
    Заметки Заметки - это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках...
    Рис. 144. Окно Outlook с раскрытой папкой Заметки
    Рис. 144. Окно Outlook с раскрытой папкой Заметки...
    Рис. 145. Диалоговое окно Параметры заметок
    Рис. 145. Диалоговое окно Параметры заметок...


Начало