Офисная работа с документами




Microsoft Excel - программа обработки табличных данных


    Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
    M icrosoft Excel - программа обработки табличных данных Основные элементы электронной таблицы Excel Ввод и редактирование данных Автоматизация работы в Excel Вычисления в Excel Форматирование табл...
    Основные элементы электронной таблицы Excel
    Основные элементы электронной таблицы Excel Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. Электронная табли...
    Рис. 79. Элементы таблицы
    Рис. 79. Элементы таблицы Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа. Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквам...
    Окно Excel
    Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1. При открытии ранее созданного...
    Рис. 80. Окно Excel Строка состояния...
    Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шабл...
    Создание книги на основе выбранного шаблона
    Создание книги на основе выбранного шаблона 1. Выберите команду Создать (New) из меню Файл, 2. Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги. 3. Затем выбери...
    Рис. 81. Шаблон Платежные формы (лист Накладная)
    Рис. 81. Шаблон Платежные формы (лист Накладная) Перемещение внутри рабочей книги Окно рабочей книги показывает только часть листа открытой электронной таблицы. Чтобы просмотреть различные части л...
    Таблица 16. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки
    Таблица 16. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки Клавиши Перемещение или Tab Вправо на одну ячейку или Enter Вниз на одну ячейку или Вверх на одну ячейку или влево на одну...
    Рис. 82. Диалоговое окно Переход
    Рис. 82. Диалоговое окно Переход 1. Выберите команду Перейти из меню Правка (Edit, Go To) или нажмите на клавиатуре клавишу F5 . 2. Введите ссылку на ячейку (например, ячейка С2) и нажмите ОК. Эту...
    Ввод и редактирование данных
    Ввод и редактирование данных Типы данных Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабоче...
    Ввод данных 1. Щелкните по ячейке...
    Ввод данных 1. Щелкните по ячейке. 2. Введите данные, например Отчет за 2001 год . 3. Нажмите клавишу Enter . 4. Для отмены ввода нажмите Esc . При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter- для...
    Таблица 17. Обозначения областей таблицы
    Таблица 17. Обозначения областей таблицы Элементы Обозначения Область определения Ячейка Группа ячеек В2 или В2:В2 В2:В23 В2:05 1 ячейка 22 ячейки 12 ячеек Строка Строки...
    Таблица 18. Выделение областей...
    Рис. 83. Специальная вставка 5. Установите необходимые параметры, например форматы (при колировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек). 6. Выберите ОК . Первая группа...
    Таблица 19. Параметры команды Специальная вставка
    Параметр Результат вставки Сложить Вставляемая информация будет складываться с существующими значениями Вычесть Вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений Умножить Сущес...
    Таблица 20. Исходные данные
    Таблица 20. Исходные данные А В С D Е F G Н ...
    Таблица 21. Результат команды Специальная вставка
    Таблица 21. Результат команды Специальная вставка А B C D Е F G Н Автоматизация работы в Excel
    Автоматизация работы в Excel Автозаполнение Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных...
    Автозаполнение
    Автозаполнение 1. Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения). 2. Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения. 3. Установите ку...
    Рис. 84. Маркер заполнения активной ячейки
    Рис. 84. Маркер заполнения активной ячейки Есть один полезный прием автозаполнения - это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, ко...
    Рис. 85. Контекстное меню автозаполнения
    Рис. 85. Контекстное меню автозаполнения...
    Упражнение
    Для каждой группы данных в зависимости от правила заполнения требуется ввести данные в одну или две смежные ячейки. Используйте автозаполнение для ввода следующих данных (табл. 21)....
    Таблица 21. Примеры автозаполнения
    Таблица 21. Примеры автозаполнения Начальное значение Ряды, полученные с помощью автозаполнения среда четверг пятница суббота воскресенье Январь Февраль ...
    Рис. 86. Создание пользовательского списка
    Рис. 86. Создание пользовательского списка Стандартные списки в отличие от пользовательских нельзя удалить или отредактировать. Для создания или изменения пользовательского списка автозаполнения в...
    Расположение окон
    Иногда бывает необходимо открывать несколько рабочих книг одновременно, например когда объединяются данные из разных файлов. 1. Выберите Файл, Открыть (File, Open). 2. Выделите необходимые для отк...
    Рис. 87. Диалоговое окно вариантов расположения окон
    Рис. 87. Диалоговое окно вариантов расположения окон Пока окно не закрыто пользователем, книга остается открытой. Все открытые книги перечислены в меню Окно (Window) в порядке их открытия. Однако...
    Создание простых формул
    Формула - это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек. Формула в ячейке может содержать данные, ссылки на другие...
    Таблица 22. Примеры формул
    Таблица 22. Примеры формул Формула Составляющие элементы =27+36 =А1+А2-АЗ =45%*АЗ , Цифры Ссылки на ячейки Цифры и ссылки на ячейки =СУММ(А1:А5), =МАКС(АЗ:А5) Предварительно определенные функции =...
    Упражнение 1
    Упражнение 1 Создание таблицы и расчет по формулам 1. Введите числовые данные в ячейки, как показано в табл. 23....
    Таблица 23. Исходная таблица данных
    Таблица 23. Исходная таблица данных А В С D Б F 1 Распределение сотрудников по образованию ...
    Таблица 24.
    Таблица 24. Результат расчета А B С D Е F 1 Распределение сотрудников по образованию <...
    Тиражирование формул при помощи маркера заполнения
    Область ячеек (ячейка) может быть размножена при помощи использования маркера заполнения. Как было показано в предыдущем разделе, маркер заполнения представляет собой контрольную точку в правом ни...
    Упражнение 2
    Упражнение 2 Тиражирование формул 1.Откройте файл Образование_сотрудников.х1s. 2. Введите в ячейку ЕЗ формулу для автосуммирования ячеек =СУММ(ВЗ:03). 3. Скопируйте, перетащив маркер заполнения, ф...
    Таблица 25. Изменение адресов ячеек при тиражировании формул
    Таблица 25. Изменение адресов ячеек при тиражировании формул А В С D Е F 1 Распределение сотрудников по образованию ...
    Упражнение
    Создание абсолютной ссылки Создайте таблицу, аналогичную представленной ниже....
    Таблица 26. Расчет зарплаты
    Таблица 26. Расчет зарплаты A B C 1 Часовая ставка 100р. 2...
    Таблица 27. Итоги расчета зарплаты
    Таблица 27. Итоги расчета зарплаты A B C 1 Часовая ставка 100р. 2 ФИО...
    Создание имени
    Создание имени 1. Выделите ячейку В1 (табл. 26). 2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Присвоить (Define) . 3. Введите имя Часовая ставка и нажмите ОК . 4. Выделите ячейку В1 и уб...
    Создание нескольких имен
    Создание нескольких имен 1. Выделите ячейки ВЗ:С5 (табл. 27). 2. Выберите в меню Вставка, Имя (Insert, Name) команду Создать (Create) , появится диалоговое окно Создать имена (рис. 88). 3. Убедите...
    Рис. 88. Диалоговое окно Создать имена
    Рис. 88. Диалоговое окно Создать имена Можно в формулу вставить имя вместо абсолютной ссылки. 1. В строке формул установите курсор в то место, где будет добавлено имя. 2. Выберите в меню Вставка,...
    Ошибка # # # # появляется, когда...
    Ошибка # # # # появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца. Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль....
    Рис. 89. Циклическая ссылка Индикатор...
    Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций (рис. 90). Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в меню Вставка (Insert, Function). Фи...
    Рис. 90. Мастер функций
    Рис. 90. Мастер функций...
    Математические функции выполняют...
    Упражнение 3 Вычисление величины среднего значения для каждой строки в файле Образование.хls. 1. Выделите ячейку F3 и нажмите на кнопку мастера функций. 2. В первом окне диалога мастера функций из...
    Рис. 91. Ввод аргумента в мастере функций
    Рис. 91. Ввод аргумента в мастере функций...
    Таблица 28. Таблица результатов расчета с помощью мастера функций
    Таблица 28. Таблица результатов расчета с помощью мастера функций А В С D Е F 1 Распределение сотрудников по образованию ...
    Столбцы и строки
    Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе. Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях: ширина недостаточна, чтобы показать текст без ус...
    Форматирование столбца
    Форматирование столбца 1. Выделите столбцы для форматирования. 2. Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29)....
    Таблица 29. Форматирование столбца
    Таблица 29. Форматирование столбца Операция Описание Ширина Определяет новую ширину для выбранных столбцов Автоподбор ширины Назначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных...
    Изменение ширины столбцов с помощью мыши
    Изменение ширины столбцов с помощью мыши 1 .Выделите столбцы для изменения ширину. 2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указа...
    Форматирование строк
    Форматирование строк 1. Выделите необходимые строки. 2. Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30)....
    Таблица 30. Форматирование строки
    Таблица 30. Форматирование строки Операция Описание Высота Определяет новую высоту для выбранных строк Автоподбор высоты Приводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по...
    Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек
    Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек Закладка Описание Число Числовые форматы, которые могут быть применены к данным в ячейке Выравнивание Выравнивание и направление начертания симво...
    Рис. 92. Закладка Число
    Рис. 92. Закладка Число 1. Выделите область ячеек для ввода. 2. Нажмите кнопку...
    Рис. 93. Закладка Выравнивание
    Рис. 93. Закладка Выравнивание...
    Центрирование текста по столбцам
    Центрирование текста по столбцам Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае т...
    Рис. 94. Закладка Граница
    Рис. 94. Закладка Граница Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии. 1. Выделите ячейки для форматирования. 2. Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выбе...
    Ярлыки листов
    Ярлыки листов располагаются внизу слева в области рабочей книги. Имя каждого рабочего листа появляется на соответствующем ярлыке. Однако любому ярлыку может быть дано другое имя, длиной не более 3...
    Адресация листа
    Адресация листа Для использования в формуле данных, расположенных на определенных листах, необходимо после названия листа поставить восклицательный знак, затем адрес ячейки. Диапазон листов задает...
    Лист1!А1Sheet12!G23Квартал1!В4:Е7Лист1!:ЛистЗ!А2...
    Рис. 95. Контекстное меню Имя рабочего листа можно ввести не используя контекстное меню, для этого: 1. Щелкните дважды по ярлыку рабочего листа. 2. Введите имя листа в область ярлыка и нажмите Ent...
    Рис. 96. Ярлыки листов
    Рис. 96. Ярлыки листов Операции удаления, перемещения и переименования листа отменить нельзя. Добавление нового листа Существует несколько способов добавления новых листов в рабочую книгу. Команда...
    Копирование и перемещение листов
    В процессе обработки электронных таблиц часто бывает необходимо перемещать и копировать листы как в пределах рабочей книги, так и в другую книгу. 1. Выделите лист для перемещения или копирования....
    Рис. 97. Диалоговое окно Переместить или скопировать
    Рис. 97. Диалоговое окно Переместить или скопировать Как и ячейки таблицы, листы также могут быть перемещены или скопированы с помощью перетаскивания (Drag and Drop). Этот метод может быть использ...
    Объемные таблицы в Excel
    Объемные таблицы в Excel Каждая ячейка в Excel имеет две координаты - номер строки и номер столбца. Поскольку рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов (по умолчанию из трех), то ячейке м...
    Трехмерные ссылки
    Excel использует ярлыки листов для определения адреса листа. Имя каждого листа последовательно увеличивается на единицу, начиная с Лист! (Sheetl). Трехмерные формулы включают области, которые охва...
    Лист!: Лист2!В11 Квартал!: Квартал4!А1:А10 Объединение листов
    Для выполнения общего форматирования ячеек таблицы, ввода заголовков и однотипных данных используется группировка или объединение листов. Для объединения смежных листов: 1. Выделите ярлык первого...
    Для отмены объединения щелкните...
    Создание общего заголовка для группы листов 1. Создайте в новой рабочей книге четыре листа с именами Отдел1, Отдел2, Отдел3 и Общий список. 2. Выберите ярлык листа Отдел1. 3. Нажмите Shift и щелкн...
    Установки для просмотра
    Существует несколько опций для предварительных установок просмотра таблиц в Excel, которые доступны при выборе соответствующих закладок в окне диалога команды Параметры из меню Сервис (Tools, Opti...
    Рис. 98. Закладка Вид команды Параметры
    Рис. 98. Закладка Вид команды Параметры...
    Фиксация панелей
    Строки и столбцы, содержащие заголовки, могут быть зафиксированы на месте, подобно именам строк и столбцов. Заголовки остаются на месте, в то время как пользователь может просматривать содержимое...
    Разделение окон
    Окно текущего рабочего листа может быть разделено на две или четыре части. Каждая панель показывает один и тот же рабочий лист, но любая из панелей может использоваться независимо для просмотра ра...
    Просмотр макета
    После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати. Выберите Файл, Предварительны...
    Рис. 99. Кнопки управления предварительным просмотром
    Рис. 99. Кнопки управления предварительным просмотром Упражнение
    Предварительный просмотр документа 1. Откройте книгу Список сотрудников. 2. Войдите в режим предварительного просмотра документа перед печатью с помощью команды Предварительный просмотр в меню Фай...
    Верхний и нижний колонтитулы Верхний...
    Закладка Колонтитулы окна диалога Параметры страницы (Page Setup) имеет область для ввода верхнего и нижнего колонтитулов (рис. 100)....
    Рис. 100. Диалоговое окно Верхний колонтитул
    Рис. 100. Диалоговое окно Верхний колонтитул Окна диалога содержат кнопки (табл. 32), которые могут использоваться для автоматической вставки некоторых данных в поля верхнего и нижнего колонтитуло...
    Упражнение 1
    Упражнение 1 Создание колонтитулов 1. Откройте файл Список_сотрудников.х1s на листе Общий список. 2. Выполните команду Параметры страницы из меню Файл, перейдите на закладку Колонтитулы. 3. Очисти...
    Рис. 101. Закладка Страница команды Параметры страницы.
    Рис. 101. Закладка Страница команды Параметры страницы....
    Таблица 33. Опции настройки страницы
    Таблица 33. Опции настройки страницы Опции Закладка Назначение Ориентация Страница Ориентация представлена двумя вариантами: вертикальным расположением страницы; горизонтальным расположением стран...
    Рис. 102. Диалоговое окно Печать
    Рис. 102. Диалоговое окно Печать Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны....
    Установка области печати
    Установка области печати Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолч...
    Рис. 103. Закладка Лист команды Параметры страницы
    Рис. 103. Закладка Лист команды Параметры страницы При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы....
    Последовательность вывода страниц...
    Подготовки данных к печати 1. Откройте файл с именем Список_сотрудников.х1s и перейдите на лист Общий_список. 2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на закладку Поля. 3. Ус...
    Размещение таблицы на заданном числе страниц
    Размещение таблицы на заданном числе страниц Требуется уменьшить масштаб распечатываемых данных чтобы разместить их на одной печатной странице. 1. Перейдите на рабочий лист Общий_список. 2. Убедит...
    Рис. 104. Пример списка сотрудников
    Рис. 104. Пример списка сотрудников 3. В окне просмотра нажмите на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы . 4. Выберите закладку Страница . 5. Выберите ориентацию страни...
    Рис. 105. Лист Общий список в режиме предварительного просмотра
    Рис. 105. Лист Общий список в режиме предварительного просмотра...
    Разделение документа на страницы
    Разделение документа на страницы Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно. 1. Выделите строку, с...
    Задание заголовков для печати
    Задание заголовков для печати Требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков. 1. В диалоговом окне Параметры страницы выберит...


Начало