Самоучитель по Office XP




Глава 18. Формы и отчеты


    Глава 18. Формы и отчеты
    Занятие №18 Формы и отчеты ТЕМА ЗАНЯТИЯ Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты....
    Форма
    Форма В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восп...
    Упражнение 1. Мастер форм
    Упражнение 1. Мастер форм Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы. С помощью команды Файл Открыть (File Open) откройте базу дан...
    Мастер форм
    Мастер форм Щелкните на кнопке », чтобы добавить в список Выбранные поля все поля таблицы. Выделите пункт Код_Контакты и щелчком на кнопке уберите это поле обратно в левый список. Содержимое поля...
    Форма для таблицы Контакты
    Форма для таблицы Контакты Щелкните на кнопке Новая запись (New Record) и добавьте информацию еще об одном человеке. Как видите, форма позволяет просматривать и редактировать любую запись, а также...
    Упражнение 2. Конструктор форм
    Упражнение 2. Конструктор форм Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобн...
    Конструктор форм
    Окно свойств формы Проделайте аналогичную операцию для пунктов Описание и Код_Контакты, расположив поля примерно так, как показано на рис. 18.5. Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при...
    Добавление полей Готовая форма...
    Повторите процедуры шагов 8-10 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 18.6. Чтобы привести оформление новой формы в соответствие с форматом формы, созданной в...
    Добавление элементов формы В палитре...
    Добавление элементов формы В палитре кнопки Толщина линии/границы (Line/Border Width) выберите толщину 4 пиксела. Щелкните на кнопке Рисунок (Image) панели элементов. В левом нижнем углу формы рас...
    Параметры рисунка
    По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия. Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберит...
    Упражнение 4. Заголовок и примечание
    Упражнение 4. Заголовок и примечание До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонст...
    Параметры форматирования формы
    Параметры форматирования формы В списке Режим по умолчанию (Default View) вкладки Макет выберите пункт Ленточная форма (Continuous Forms). Закройте окно параметров. В подобных ленточных формах для...
    Добавление заголовка и примечания Ленточная форма
    Добавление заголовка и примечания...
    Ленточная форма
    Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте. Щелкните на кнопке Вид. Теперь в окне формы может разместиться сразу две записи, как показано на рис. 18.11. Такую форму можно листать с...
    Отчет
    Отчет В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать...
    Упражнение 5. Мастер отчетов
    Упражнение 5. Мастер отчетов Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Да...
    Выбор полей для отчета
    Пятое окно мастера отчетов Оставьте вариант Контакты (By Контакты) и щелкните на кнопке Далее. В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните на кнопке Далее. Четверто...
    Фрагмент отчета, сгенерированного мастером
    Фрагмент отчета, сгенерированного мастером Выберите положение переключателя Структура 1 (Outline 1). Затем щелкните на кнопке Далее. В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий (C...
    Упражнение 6. Конструктор отчетов
    Упражнение 6. Конструктор отчетов Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список: названия таких полей, как Фамилия и Имя,...
    Конструктор отчетов
    h1>Таблица 18.2 . Разделы отчета Раздел Назначение Заголовок отчета (Report Header) Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид Заголовок/примечание отчета (View...
    Перемещение надписей между разделами
    Перемещение надписей между разделами Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес. Описанным выше приемом измените текст под...
    Модифицированная структура отчета
    Модифицированная структура отчета Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.17. С помощью команды Вид Предварительный просмотр (...
    Просмотр нового варианта отчета
    Просмотр нового варианта отчета...
    Упражнение 7. Группировка и сортировка
    Упражнение 7. Группировка и сортировка Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет еще один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакты выводятся не по алф...
    Сортировка и группировка
    Окончательный вид отчета Закройте отчет....
    Вывод результатов
    Вывод результатов Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управл...
    Упражнение 8. Предварительный просмотр
    Упражнение 8. Предварительный просмотр Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра....
    Упражнение 9. Печать таблиц и запросов
    Упражнение 9. Печать таблиц и запросов Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги. Выберите команду Файл Параметры страницы (File Pa...
    Параметры страницы
    Параметры страницы...
    Упражнение 10. Файловые операции
    Упражнение 10. Файловые операции Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является рез...
    Контрольное упражнение
    Контрольное упражнение Чтобы закрепить приемы работы с формами и отчетами, выполните самостоятельно следующие операции. Для создания нового отчета запустите мастер отчетов. Включите в отчет поля д...
    Подведение итогов
    Подведение итогов Это занятие завершает серию упражнений, посвященных изучению баз данных Access. Теперь вы умеете с помощью мастеров строить формы и отчеты, обеспечивающие форматированный вывод з...


Начало